Dansk Selskab for Medicinsk Magnetisk Resonans tager initiativer til kursusafholdelse, f.eks. i form af MR-basiskursus og Avanceret MR-kursus. Disse arrangeres forskellige steder i landet af lokale kursusarrangører. Selskabet stiller økonomisk garanti, og hjælper på anden vis arrangørerne i det omfang de har behov. Såfremt din afdeling har interesse i at stå for et MR-arrangement, opfordres du til henvende dig til DSMMR-bestyrelsen. Det er ikke væsentligt om egen enhed kan stille med de nødvendige forelæsere - tværtimod opfordres der til at forelæsere rekrutteres bredt i landet og evt. internationalt. Der bør være vilje til at yde det betragtelige arbejde som er forbundet med at afholde et landsdækkende arrangement.
At afholde et DSMMR-støttet MR-arrangement giver dig således mulighed for at tiltrække national og international ekspertise uden økonomisk risiko. Da DSMMR har høje kvalitetskrav, er der imidlertid nogle retningslinjer, der skal opfyldes før DSMMR bakker op. Disse er beskrevet i det følgende.
Retningslinjer for arrangementer afholdt i samarbejde med
Dansk Selskab for Medicinsk Magnetisk Resonans (DSMMR)
september 2009 (revideret december 2011)
DSMMR lægger navn til udvalgte MR-relevante arrangementer og yder samtidig økonomisk garanti jf. nedenstående retningslinjer. Det er forudsætninger, at program og budget forinden godkendes, således at deltagerne har en vis garanti for kvalitet/pris-forhold. Her beskrives både gode råd og egentlige krav til DSMMR-støttede arrangementer.
DSMMR medlemmer der har interesse i at stå for et MR-relateret arrangement, er velkomne til at foreslå bestyrelsen et sådant efter nedenstående retningslinjer. Hvorvidt ønsket kan efterkommes, vurderes i det enkelte tilfælde, og afhænger af blandt andet af økonomi, beliggenhed, faglig relevans for selskabets medlemmer og arrangementets kommercielle uafhængighed.
Selskabet sætter overordentlig stor pris på det store arbejde som arrangørerne yder, og vil almindeligvis strække sig langt for at arrangementer kan afholdes til alles tilfredshed. Tøv ikke med at kontakte formanden, hvis der er uklarhed, problemer eller behov for hjælp.
Specifikke retningslinjer og råd
DSMMR kan garantere for økonomien i arrangementer efter aftale. Dette gælder specielt DSMMRs MR-kurser (basis, avanceret) der arrangeres på foranledning af DSMMR. Det betinges at program og budget skriftligt godkendes af DSMMR bestyrelsen forud for arrangementet, at afholdelse af kurset sker efter nærværende retningslinjer, at budget og program forsøges overholdt, og at kurset kun afholdes såfremt deltagerantallet er som aftalt (tidspunkt for opgørelse skal fremgå af budgetet). Endvidere skal et eventuelt overskud tilfalde DSMMR, som til gengæld dækker et eventuelt underskud. Hvis budgetet ikke godkendes, dækkes allerede afholdte udgifter almindeligvis ikke af DSMMR. Selskabet reklamerer via nyhedsbreve og hjemmeside for DSMMR arrangementer.
De relevante retningslinier og honorarer bør være kendte af forelæsere og kursusarrangører inden de giver endeligt tilsagn. Under hensyntagen til økonomi bør foredragsholdere rekrutteres bredt blandt danske og eventuelt udenlandske kapaciteter. Det anbefales at kursussprog overvejende er dansk for at supplere tilbud fra eksempelvis det europæiske MR-selskab optimalt. Husk også at der ofte er kursusdeltagere, som har det svært med andre skandinaviske sprog (engelsk er da ofte nemmere).
Forelæserne skal som minimum indvilge i at deres slides udleveres udprintet til kursusdeltagerne. Endvidere bør de spørges om hvorvidt materialet også må stilles til rådighed elektronisk, og under hvilket betingelser (låst PDF fil eller begrænset opløsning kan tilbydes, så kopiering undgås, hvis det måtte ønskes). Det anbefales at slides udleveres på papir, men at der endvidere stilles digitalt supplement til rådighed, f.eks. afht. MR billedmateriale. Mørk skrift på lys baggrund anbefales for materiale til fotokopiering. Materiale kan placeres password-beskyttet på DSMMRs hjemmeside.
Lægeforeningens Takstregulativ for undervisning anvendes. Hver separat lektion honoreres. Dog honoreres gentagne lektioner kun een gang (f.eks. holddelte repetitionsforelæsninger). Honoraret kan overføres til forelæseren personligt, eller til eksempelvis vedkommendes arbejdsplads efter forelæserens anvisninger. DSMMR har intet ansvar for hvordan honoraret anvendes.
Der kan betales for forelæseres rejse- og opholdsudgifter, men kun for perioden, der er fornøden for at kunne holde aftalte indlæg. Bespisning ud over den, der er indgår i arrangementet, refunderes normalt ikke. Det bør i programlægningen tilstræbes, at udgifterne minimeres under hensyntagen til andre forhold. Det kan f.eks. ske ved at det fornødne antal overnatninger minimeres. Forelæsere kan arrangere egen overnatning men får kun afregning svarende til prisen af det ophold, som kursusledelsen tilbyder. Såfremt kursusledelsen ikke tilbyder ophold, skal denne på forhånd oplyse en takst til forelæserne baseret på almindeligt billigt hotelophold.
Forelæserne opfordres til gratis at deltage i så store dele af arrangementet, som de måtte ønske, idet de oftest vil være valgt således at deres aktive tilstedeværelse vil være en gevinst for deltagerne.
Forelæserne bør i god tid oplyses skriftligt om hvad der forventes af dem, herunder emne, sprog, varighed, form, målgruppe, forudsætninger, tidsfrister og materialekrav. Foredragsholderne bør også informeres om hvordan deres indsats evalueres, og i hvilket omfang de selv og andre vil få adgang til evalueringerne.
Da forelæsere kan blive forhindret, anbefales det at der tages højde for dette i planlægningen.
Evaluering bør oftest ske via spørgeskemaer, der udleveres ved kursets start (eksempler tilbydes). Typisk spørges der til generelle og praktiske forhold, de enkelte emners relevans, og til tilfredsheden med fremlæggelserne. Evalueringer af de enkelte forelæsere holdes fortrolige blandt kursusarrangører og bestyrelse , men den enkelte forelæser kan på opfordring få evalueringen af egen indsats. Øvrige dele af evalueringerne stilles til rådighed for fremtidige arrangører.
Det er af hensyn til kursusarrangører og deltagere væsentligt at kursusmateriale indleveres i god tid, således det kan blive kopieret og klargjort forud for kurset. Arrangørerne bør almindeligvis sikre sig, at de har materialet i så god tid, at det kan distribueres til deltagerne senest dagen før forelæsningen. Det tager betydelig tid at kopiere store papirmængder – deadline en uge inden kursusstart er således ikke urimeligt. Det bør indskærpes for forelæserne at det er uacceptabelt at materiale medbringes på dagen medmindre det er helt klar til uddeling (kopieret, hullet, clipset), og der er truffet aftale derom.
Der budgeteres med 50% af maksimalt deltagerantal medmindre andet er aftalt (break even). Eksempel budget og regnskab fra tidligere afholdt kursus stilles til rådighed.
Arrangørerne forventes aktivt at søge sponsorbidrag til afholdelse af arrangementer såfremt det væsentligt kan forbedre økonomi eller gennemførlighed uden at den faglige kvalitet derved mindskes. Evt. sponsering skal fremgå af budgetet. Almindeligvis støtter sponsorer kun ved at betale specifikke, på forhånd aftalte udgifter. Det skal fremgå af annonceringer hvem der sponserer et givet arrangement, og sponsorater skal anmeldes til Nævnet for Selvjustits på Lægemiddelområdet efter gældende regler. DSMMR er medlem af organisationen af Lægevidenskabelige Selskaber som evt. kan bevilge støtte jf. deres retningslinjer på hjemmeside.
Selskabet ønsker at få sponsorbreve til godkendelse og medunderskrift, hvilket typisk er ufravigeligt for potentielt “faste” sponsorer af DSMMR arrangementer (større, velkendte firmaer med relation til MR), da foreningen er afhængig af fortsat god kontakt til sådanne. I praksis anbefales det at arrangørerne udarbejder breve til sponsorerne, og at DSMMR formanden får dem i kladde mhp. medunderskrift. De vil almindeligvis blive udskrevet med foreningens brevhoved og forsynet med formandens underskrift inden de returneres til arrangørerne for medunderskrift. Samme procedure anvendes for takkebreve. Andre aftaler kan træffes med formanden.
Der gives en betragtelig rabat til DSMMR medlemmer (f.eks. 500 kroner for 4 dages arrangement) således at medlemsskab af selskabet tilskyndes.
Det anbefales at arrangørerne opretter en konto til formålet, herunder til deltagerindbetaling.
Fire ansatte fra arrangerende institution kan deltage gratis. Disse bør fordeles bredt over DSMMR-relevante faggrupper underhensyntagen til kurset målgruppe. Hvis andre fra arrangerende institution ønsker at deltage på ½ kursus, betales ½ kursusafgift.
Bestyrelsen for DSMMR kan deltage i foreningens kurser for halv pris, og tilstræber sig på at hjælpe med at kurset afvikles tilfredsstillende, f.eks. ved at gå til hånde ifald det måtte ønskes. Det tilstræbes endvidere at en repræsentant fra bestyrelsen som minimum er tilstede første undervisningsdag således at foreningens tak til arrangører og forelæsere kan udtrykkes på passende vis.
Frugt og vand er en væsentlig budgetpost, men de betragtes som nødvendige.
Der kræves ikke dokumentation for udbetaling af kørselspenge, blot kørslen er velbegrundet og omfanget rimeligt.
Arrangørerne tildeles et overhead på kroner 10000 for kurser med typisk 40-60 deltagere indenfor hvilket f.eks. udgifter til hjælpere og arrangører afholdes, men ikke dokumenterede materialeudgifter. Beløb reguleres efter aftale, når forventet deltagerantal er kendt, og der tages stilling til gennemførelse. I modsætning til øvrige udgifter, skal der ikke aflægges regnskab for dette beløbs anvendelse til foreningen.
Regnskabspligten påhviler entydigt arrangørerne, og disse er ansvarlige for at have originalbilag i det omfang at dette kræves af myndigheder. Selskabet skal have adgang til regnskabet, men opbevarer ikke originalbilag for arrangørerne. Overførsler af overskud/underskud/overhead/forskud og andre afregninger med selskabet sker via opkrævninger, og originalbilag for sådanne haves derfor både af selskab og arrangører.
Annoncering kan f.eks. ske i Radiografen, Ugeskrift for Læger, Sygeplejersken og Svensk Forening for Radiologi, og vil endvidere blive annonceret på DSMMRs hjemmeside.
Af annonceringen skal det fremgå hvem målgruppen for arrangementet er, og hvilke forudsætninger de forventes at have. Inden sidste tilmeldingsfrist bør et detaljeret program være annonceret.
Arrangementer tilstræbes at være pointgivende i CME sammenhæng (“Continued Medical Education”, program for lægelig efteruddannelse, DRS kan godkende). Angående udregning af CME point i forbindelse med kursus, kan man kontakte Pia Lassen, pila#sund.ku.dk. Kursusbevis med angivelse af belastning, point og emner bør almindeligvis udleveres straks efter sidste lektion.
Arrangørerne anmodes om at udfærdige en PowerPoint slide, der kan lægges på DSMMR hjemmesiden, og som kan inkluderes i foredrag (f.eks. bestyrelsesmedlemmers) som reklame for arrangementet.
Afvigelser fra disse retningslinjer skal på forhånd godkendes af DSMMR formanden for arrangementer der afholdes i regi af selskabet. Retningslinjerne tolkes selvfølgelig med en vis smidighed.
